Zasady odprawy celnej – jak ułatwiamy proces klientom

W firmie Northgate Logistics odprawa celna jest kluczowym elementem w procesie transportu, szczególnie w międzynarodowym łańcuchu dostaw. Dla klientów, którzy zlecają nam organizację transportu, uproszczenie i usprawnienie tego procesu to ważny aspekt obsługi, który może przyczynić się do poprawy ich doświadczeń.

Jak ułatwiamy odprawę celną klientom?

1. Dokładne przygotowanie dokumentacji

Dbamy, aby klient dostarczył nam kompletne i prawidłowe dokumenty niezbędne do odprawy celnej. To jeden z kluczowych elementów, który pozwala uniknąć opóźnień.

• Przypominamy o wymaganych dokumentach – Informujemy klienta z wyprzedzeniem o wszystkich dokumentach, które będą potrzebne do odprawy celnej (np. faktura handlowa, lista pakunkowa, świadectwa pochodzenia, deklaracja eksportowa/importowa, upoważnienie do reprezentacji przed urzędem celnym).
• Pomagamy w przygotowaniu dokumentów – Wspieramy klientów, którzy na co dzień nie mają doświadczenia w realizacji takich transportów.

2. Zbieranie danych i informacji z wyprzedzeniem

Gromadzimy wszelkie informacje dotyczące towaru, takie jak klasyfikacja celna, rodzaj towaru, wartość celna czy kraj pochodzenia, co ułatwia precyzyjne zgłoszenie celne.

• Kod celny (HS CODE) – Pomagamy klientowi określić właściwy kod celny, co jest niezbędne do prawidłowego wyliczenia należności celnych i podatków.
• Podatek VAT i cła – Informujemy klienta o kosztach związanych z odprawą celną, dzięki czemu będzie miał pełną wiedzę o wszystkich opłatach.

3. Dopasowanie do lokalnych przepisów celnych

Zrozumienie specyfiki przepisów celnych w różnych krajach to kluczowy element w organizacji sprawnej odprawy.

• Bieżąca aktualizacja przepisów – Dbamy o aktualną wiedzę na temat przepisów celnych obowiązujących w krajach, z którymi współpracujemy.
• Pomoc w uzyskaniu zezwoleń i licencji – Jeśli klient musi uzyskać specjalne pozwolenia (np. licencje eksportowe lub importowe), oferujemy wsparcie w procesie ich uzyskania.

4. Transparentność w procesie odprawy

Klient powinien być na bieżąco informowany o postępach odprawy celnej, co pozwala uniknąć stresu związanego z niepewnością o status transportu.

• Informowanie o statusie odprawy – Regularnie dostarczamy klientowi informacje o postępach odprawy celnej (np. raporty, komunikaty e-mailowe, dostęp do systemu śledzenia odprawy).
• Wczesne powiadomienia o problemach – W przypadku trudności (np. dodatkowa kontrola celna, brakujące dokumenty) natychmiast informujemy klienta, aby mógł odpowiednio zareagować.

5. Współpraca z agentem celnym

Dzięki współpracy z doświadczonym agentem celnym proces odprawy przebiega szybciej i sprawniej.

• Rekomendacja zaufanych agentów celnych – Jeśli klient nie ma swojego agenta celnego, oferujemy współpracę z naszymi sprawdzonymi partnerami.
• Stała komunikacja z agentem celnym – Dbamy o to, aby agent celny był dostępny na każdym etapie odprawy, by szybko rozwiązywać ewentualne problemy.

6. Planowanie z wyprzedzeniem i elastyczność

Planowanie odprawy celnej z wyprzedzeniem pozwala uniknąć stresu i opóźnień.

• Planowanie odprawy z wyprzedzeniem – W miarę możliwości inicjujemy odprawę celną jeszcze przed przybyciem towaru do miejsca przeznaczenia, co minimalizuje ryzyko opóźnień.
• Elastyczność w rozwiązaniach – W przypadku konieczności dodatkowych formalności oferujemy alternatywne rozwiązania, np. magazynowanie towaru do czasu zakończenia odprawy.

7. Punkty kontaktowe i wsparcie

Klient powinien mieć pełną kontrolę nad procesem odprawy celnej i łatwy dostęp do informacji.

• Jedno źródło kontaktu – Ustalamy, że to spedytor organizujący transport jest główną osobą kontaktową w sprawach celnych.
• Kompleksowe wsparcie – Zapewniamy klientowi pełne wsparcie i doradztwo na każdym etapie odprawy.

8. Zoptymalizowanie kosztów celnych

Pomagamy klientom zoptymalizować koszty związane z odprawą celną.

• Optymalizacja klasyfikacji towaru – Wykorzystanie specjalnych programów celnych (np. strefy wolnocłowe, preferencyjne taryfy celne) może obniżyć koszty.
• Sugerowanie korzystnych procedur celnych – Podpowiadamy klientom możliwe sposoby na zmniejszenie obciążeń finansowych (np. odprawa w systemie “re-import” lub preferencje celne wynikające z umów międzynarodowych).

Podsumowanie

Aby ułatwić odprawę celną klientowi, który zleca organizację transportu, kluczowe jest dbanie o szczegóły dokumentacji, współpraca z agentami celnymi, transparentność i skuteczna komunikacja. Nasze przygotowanie i proaktywne podejście pozwalają uprościć ten proces, zminimalizować ryzyko opóźnień i pomóc klientowi w sprawnym przejściu przez procedury celne.

 

Agnieszka Balcerzak
Kierownik ds. Logistyki – O. Ząbkowice Śląskie